Logiciels de GED
Quel est le meilleur outil pour votre besoin ?

Véritable outil de travail collaboratif, la gestion électronique de documents permet aux entreprises de dématérialiser les documents et ainsi de gagner en productivité. Les logiciels de gestion électronique de documents administrent le cycle de vie d’un fichier, c’est-à-dire la numérisation, le stockage, le classement, l’accès, le partage, l’archivage et la gestion de toutes les modifications.

Fonctionnalités classiques

• Création ou numérisation de documents physiques
• Modification de documents
• Partage de fichiers
• Triage des documents
• Contrôle de l’utilisation et de la modification des documents 
• Diffusion et partage d’informations
• Traçage des documents via un navigateur
• Authentification 
• Mise en place d’une procédure de validation 
• Archivage de documents 
• Elaboration de workflows (modélisation de l’ensemble des tâches d’un processus) et procédure automatique de validation : attribution des tâches aux utilisateurs, suivi des tâches, etc
• Classification et diffusion d’informations sur un produit
• Analyse des indices de performance de projet
• Intégration aux outils PGI (progiciels de gestion intégrée) : stockage centralisé des documents

• Synchronisation depuis plusieurs appareils

Fonctionnalités optionnelles

• Notification par email des utilisateurs en cas de modification de document
• Signature digitale conforme aux dispositions légales

Enveloppe budgétaire

Deux solutions s’offrent à vous : 

• Acquérir le logiciel 
• S’abonner en ligne
  

La première solution implique l’installation sur les serveurs.  Elle permet à l’entreprise d’acquérir la licence d’utilisation et donc d’éviter de limiter le nombre d’utilisateurs. Cette solution épargne l’acquéreur de frais exorbitants car les seuls coûts annuels sont les frais de maintenance du logiciel. Pour cette option, il faut prévoir approximativement 5000 euros de budget. L’abonnement en ligne reste moins coûteux à court terme pour les petites entreprises et ne nécessite aucune installation. Le budget à prévoir pour s’abonner à un logiciel de gestion électronique de documents est compté à partir de 80 euros par utilisateur et par an. 

Les ROI (returns on investment ou retour sur investissement)

La gestion électronique de documents permet aux entreprises de réduire les coûts et les contraintes de traitement des données. Elles limitent les frais d’impression, d’achat de papier et l’espace d’archivage des fichiers. Cette solution répond aux impératifs écologiques imposés aujourd’hui. La recherche numérique des documents se fait plus rapidement, mobilise moins de ressources et devient un acte écoresponsable. Ce qui rend les entreprises plus productives et permet aux clients d’avoir accès facilement aux documents. 

Parallèlement à cette facilité d’accès, les solutions de gestion électronique de documents offre une protection élevée des données. L’administrateur a le pouvoir de personnaliser les conditions d’accès aux documents : les archiver, les remettre à jour, les verrouiller....