Télésecrétariat

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Gérer les courriers, assurer le standard téléphonique ou encore organiser les rendez-vous représentent des tâches aussi indispensables que chronophages pour la plupart des entreprises françaises. La solution a été initiée dans les années 80 par les cabinets médicaux qui employaient des secrétaires à domicile. 

Le télésecrétariat comprend les services de secrétariat traditionnels fournis à distance par une entreprise experte. Ces services incluent la permanence téléphonique à distance, la gestion d’agenda et d’autres tâches administratives.

Les services sont souvent adressés aux professionnels de la santé et du droit ainsi qu’aux professions libérales. Pour les entreprises ouvertes à une clientèle internationale, il est avantageux de faire appel à des télésecrétaires multilingues.

Fonctionnalités classiques 

• Standard téléphonique
• Gestion d’agenda et de commandes
• Mise à disposition de numéros spéciaux 
• Hotline service après-vente
• Organisation des rendez-vous pris par téléphone ou en ligne : enregistrement, annulation, rappel...
• Envoi et réception de documents par fax ou gestion des emails
• Alerte aux responsables par SMS, email ou messagerie instantanée en cas d’urgence ou nouveau rendez-vous
• Filtrage d’appels

Enveloppe budgétaire 

Les services d’une agence de télésecrétariat sont déterminés au démarrage de l’accord. Le prestataire fournit des services ponctuels ou permanents. 

Les tarifs sont calculés par abonnement journalier, hebdomadaire ou mensuel selon les heures de service des secrétaires. Il arrive que les prix soient déterminés selon le nombre d’appels passés périodiquement.

Les ROI (retours sur investissement / returns on investment) attendus

• Le télésecrétariat est une solution peu coûteuse. Les entreprises sont exemptes des charges sociales que représentent des secrétaires internes. Les prestataires offrent une série personnalisable de services. Ainsi, vous ne payez que ce que vous consommez.
• Contrairement aux entreprises embauchant un secrétaire interne, celles qui font appel à des agences de télésecrétariat n’ont pas à se soucier des charges de travail variables. Les saisons plus lourdes n’obligent pas les entreprises à recruter plus de personnel pour venir à bout des dossiers à traiter. Cette solution est une garantie pour l’entreprise en cas d’absence du secrétaire interne. Le professionnalisme et la réactivité des télésecrétaires assurent une collaboration pérenne entre les entreprises. 
• N’implique aucune installation matérielle, ni d’espace dédié aux secrétaires. Les standards téléphoniques ont tendance à prendre de la place et à revenir cher en termes d’achat d’équipements et de maintenance.